Arbetsordning 2024 för styrelse och arbetsgrupper. 
Denna arbetsordning beslutades vid styrelsesammanträde 2024-04-15. 

Arbetsordningens omfattning. 
Styrelse 
• Ordförande 
• Vice ordförande 
• Sekreterare 
• Kassör 
• Medlemsansvarig 
• Studie- och aktivitetsansvarig  
• Folkhälsoansvarig 
• Press- och informationsansvarig 
• Föreningslokalansvarig 
• Webbansvarig 
Revisorer 
Valberedning 
Arbetsgrupper 
• Programgrupp 
• Medlemsgrupp 
• Lokalgrupp 
• Värdgrupper, föreningsmöten 

Riktlinjer för styrelsen 
• Styrelsemöte bör äga rum ca.1 gång/månad. 
• Frågor att tas upp på styrelsemöte kan anmälas till sekreteraren. 
• Föredragningslista för styrelsemöte skall delges styrelseledamöterna några 
dagar före mötet. 
• Arbetsutskott bildas vid behov och förbereder då ärenden inför styrelsemöte. 
• Expeditionen på Galathea skall hållas öppen helgfria måndagar mellan kl. 
10.00 – 12.00. Den hålls stängd mellan 15 juni och 15 augusti, samt under 
jul- och nyårshelgen. 
• Styrelsens ledamöter bör delta i de kurser som SPF Seniorerna 
Skaraborgsdistriktet anordnar inom vars och ens ansvarsområde. 
• SPF Seniorerna Skövde skall vara representerade i Kommunala 
pensionärsrådet KPR genom styrelsemedlem. 

Ansvar och arbetsuppgifter 
Ordförande 
• Leder och fördelar arbetsuppgifter i styrelsen. 
• Representerar föreningen utåt. 
• Undertecknar alla utgående skrivelser och avtal. 
• Attesterar föreningens betalningar. 
• Upprättar förslag till årlig verksamhetsplan och ansvarar för dess 
genomförande. 
• Initierar och driver informationsmöte för nya medlemmar varje år. 
• Initierar och driver informations- och inspirationsmöte för föreningens ledare 
av studiecirklar och aktivitetsgrupper en gång per år 
• Bidrar med ordförandebrevet i Programhäfte, vår och höst. 
• Organiserar och leder föreningens representanter vid möten med SPF
distriktet och vid möten med samverkansgrupp för alla SPF Seniorernas 
föreningar i Skövde Kommun. 

Vice ordförande 
• Ersätter ordförande vid behov  
• Är Medlemsansvarig 

Sekreterare 
• Ansvarar för en lista med kontaktuppgifter till alla styrelsemedlemmar. 
• Upprättar i samråd med ordförande förslag till dagordning vid möte med 
arbetsutskott och styrelse samt vid årsmöte. 
• Sänder ut kallelse till styrelsemöten med förslag till föredragningslista. 
• Skriver protokoll vid styrelsemöten. 
• Ansvarar för att protokoll från styrelsemöten sänds ut för godkännande till 
styrelsen och därefter justeras och arkiveras.   
• Ansvarar för att justerade protokoll delges revisorer och valberedning. 
• Upprättar Jourlista för expeditionen på Galathea. 
• Tar fram förslag till årlig verksamhetsberättelse för godkännande av 
styrelsen. 
• Svarar för god ordning på expedition och i arkiv i samråd med lokalansvarig 
• Ansvarar i samverkan med medlemsansvarig för att gratulationskort skickas 
till medlemmar vid födelsedagar från 85 år och därefter med 5 års intervall. 
(Sekreterarens insats hanteras under 2024 av Inga-Lill Mikkelsen) 

Kassör 
• Sköter föreningens ekonomi och bokföring. 
• Upprättar budgetförslag i samråd med ordföranden. 
• Ger förslag till styrelsen hur innehavda medel kan hanteras på ett säkert och 
bra sätt. 
• Verkställer utbetalningar. 
• Redovisar för styrelsen vid varje styrelsemöte det aktuella ekonomiska läget. 
• Tar fram årsbokslut med balans- och resultaträkning till verksamhetsberättelsen. 
• Ansvarar för att nödvändiga ekonomiska handlingar arkiveras. 
• Överlämnar i god tid (minst 1 månad) före årsmöte ekonomisk bokföring och 
övriga ekonomiska handlingar till revisorerna för granskning. 
• Tar hand om entréavgifter och lotteripengar efter medlemsmöten 
• Tar hand om kontantinkomster från verksamheter i Galathea 
• Kontaktperson för lotterigrupperna. 
Medlemsansvarig 
• Ansvarar för medlemsregistreringar och ändringar av sådana registreringar i 
föreningens datorbaserade medlemsregister. 
• Redovisar inför styrelsemöten det aktuella medlemsläget med uppgifter om 
nya och avlidna medlemmar samt om de som slutat av annat skäl. 
• Ansvarar för underlag från medlemsregistret för framtagning av etiketter vid 
medlemsutskick såsom inbjudningar och gratulationer m.fl. 

Studie- och aktivitetsansvarig 
• Ansvarar för en helhetsbild av föreningens befintliga utbud av studiecirklar 
och aktivitetsgrupper och rapporterar till styrelsen om förändringar och om 
verksamhetsläget.  
• Samverkar med Studieförbundet Vuxenskolan (SV) angående 
studiecirkelverksamheten. 
• Informerar medlemmarna via Vår- och Höstprogram, via hemsidan och via 
mailutskick om pågående och nya studiecirklar och aktivitetsgrupper. 
• Håller kontakt med cirkelledare och ledare av aktivitetsgrupper 
• Håller en aktuell förteckning över cirkelledare och aktivitetsledare med 
kontaktuppgifter. 
• Inspirerar till nya cirklar och aktivitetsgrupper. 
• Deltar och stöttar vid uppstart av nya cirklar och nya aktivitetsgrupper. 
• Organiserar hanteringen av anmälningar till cirklar och aktiviteter. 
• Agerar för att alla cirkelledare och ledare av aktiviteter erbjuds att delta vid 
Studieförbundet Vuxenskolans studiecirkelledarutbildningar och andra 
lämpliga ledarutbildningar. 

Press- och informationsansvarig 
• Ansvarar för utskick av information till medlemmarna om möten, studiecirklar 
och aktiviteter och påminnelser därom. 
• Ansvarar för annonser i lokala media gällande medlemsmöten, studiecirklar 
och andra aktiviteter  
• Ansvarar för att artiklar om föreningens aktiviteter tas fram antingen med 
egen insats eller med hjälp av medlemmar och att dessa sänds till lokala 
media och till webbansvarig. 
• Ansvarar för framtagning och utskick av föreningens Programhäfte, vår och 
höst  
• Ansvarar för framtagning av programblad för medlemsmöten. 
• Ansvarar för föreningen grafiska profil. 

Föreningslokalansvarig 
• Organiserar och leder Lokalgruppens arbete 
• Är kontaktperson mot hyresvärden Skövdebostäder. 
• Ansvarar för bokningsschema för lokalerna och för fördelning av tillgängliga 
tider. 
• Ansvarar för uthyrning av Galathea-lokalerna. 
• Ansvarar för att organisera och beställa städning av Galathea-lokalerna. 
• Ansvarar för att lokaler och inredning vid behov blir reparerade. 
• Ansvarar för god ordning på expedition och i arkiv i samråd med 
sekreteraren samt i Galathea-lokalerna i övrigt. 
• Ansvarar för nyckelförteckning och administrerar ut- och inlämning av 
nycklar. 
• Ansvarar för arkivering och uppdaterar arkiveringsplan. 
• Är miljöansvarig för föreningslokalerna. 

Webbansvarig 
• Uppdaterar kontinuerligt föreningens hemsida med ny information, rensar 
bort gammal information, 
• Är kontaktperson mot distrikt och förbund avseende webb och hemsidor. 
• Föreslår förändringar av upplägget för föreningens webbsidor till styrelsen. 
• Håller styrelsen informerad om uppdateringar på hemsidan 

Revisorer 
• Följer kontinuerligt föreningens ekonomi. 
• Följer föreningens övriga verksamhet genom att ta del av års-och 
styrelseprotokoll. 
• Genomför revision inför årmöte 
• Upprättar och föredrar revisionsberättelsen vid årsmötet. 
• Tillstyrker eller avstyrker ansvarsfrihet för styrelsen. 

Valberedning 
• Följer under mandatperioden styrelsens arbete. 
• Är uppmärksam på vilka tänkbara kandidater till nya uppdrag som finns i    
organisationen. 
• Tillfrågar iför årsmöte kandidater till ny styrelse och till revisorer 
• Sammanställer och presenterar förslag på styrelse, revisorer, 
mötesordförande, mötessekreterare, protokolljusterare  m.fl inför årsmötet. 

Arbetsgruppernas uppgifter. 
Allt arbete sker självständigt men i samförstånd med styrelsen. 
Arbetsgruppernas medlemmar bör delta i de kurser som SPF- distriktet ordnar som 
berör respektive grupp. 

Programgrupp 
• Ansvarar för programmen på medlemsmötena på Götasalen, planering, 
genomförande och avtackning 
• Tar in underlag till programbladet vad gäller de som engagerats för 
medlemsmöten och vidarebefordrar detta till Press- och 
Informationsansvarig. 
• Ansvarar för medlemsarrangemang på Galathea, planering, genomförande 
och avtackning 
• Ansvarar för att kontaktperson för arrangemang planerade av 
programgruppen finns angiven med namn, telefonnr och mailadress i 
program och på anmälningslistor. 

Medlemsgrupp 
• Ansvarar för föreningens medlemsvård. Kontaktar därvid alla nya 
medlemmar någon gång under deras första år och agerar för att nya 
medlemmar kommer med i föreningens verksamheter. 
• Efterhör med de som avslutar sitt medlemskap om skälen till detta och 
sammanställer och rapporterar denna information till styrelsen. 
• Ordnar regelbundet enkät bland medlemmarna med aktuell inriktning 
• Planerar och organiserar insatser för att värva nya medlemmar t.ex. vid 
Friskvårdsdagen och Seniormässor bl.a. i form av vårt agerande, erforderlig 
bemanning och material 
• Deltar i möte med nya medlemmar. 
• Inbjuder medlemmar med ålder 85+ till något av våra medlemsmöten på 
hösten. 
 
Lokalgrupp 
• Håller lokal och inredning på Galathea i ett fräscht skick bl.a genom att ordna 
erforderliga städningar och reparationer. 
• Gör inköp av kontorsmaterial, förbrukningsvaror och andra förnödenheter 
som erfordras på Galathea. 

Värdgrupper, föreningsmöten 
I värdgrupp ingår styrelseledamöter, lotteriansvariga, entrevärdar och 
serveringspersonal m.fl. 
Värdgrupperna har ansvar för följande arbetsuppgifter: 
1. Fikaansvariga vid medlemsmöten och därvid avtala med personalen 
på Götasalen om vad som skall serveras  
2. Svara för dukning och avstädning i möteslokalen. 
3. Vara värdar och hälsa deltagarna välkomna vid entrén och då speciellt 
ta hand om nya medlemmar. 
4. Ta hand om entréavgifter och lämna inkomna kontanter till föreningens 
kassör. 
5. Ansvara för lotterier inkl, lotterivinster och lämna inkomna kontanter till 
föreningens kassör. 
6. Ha ansvar för att programblad och aktuell, skriftlig medlemsinformation 
finns tillgängligt vid möten. 
7. Ha ansvar för att anmälningslistor för olika aktiviteter finns tillgängliga 
vid möten.